makalah Administrasi dan Manajemen

PENDAHULUAN

Pengertian Administrasi Pendidikan mengandung arti luas yang bermakna “pengelolaan atau manajemen”, di mana di dalamnya terkandung administrasi dalam arti sempit yaitu pekerjaan tulis-menulis.¹

Administrasi Pendidikan adalah semua usaha untuk mendayagunakan secara tepat-guna dan berhasil-guna sumber-sumber material dan personel yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan.² Administrasi Pendidikan juga diartikan sebagai upaya peningkatan efektivitas dan efisiensi unsur-unsur pendidikan demi tercapainya tujuan pendidikan³

Ada tiga fungsi pokok Administrasi Pendidikan, yaitu:

1.      Merencanakan kegiatan-kegiatan yang strategis

2.      Mengusahakan untuk pelaksanaannya secara sungguh-sungguh dengan cara yang terarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, disertai pembinaan demi peningkatan pendidikan

3.      Memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia secara efektif dan efisien dalam kegiatan belajar mengajar.⁴

Tujuan Administrasi Pendidikan memberikan sistematika kerja dalam mengola pendidikan, sehingga tugas-tugas operasional kependidikan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien menuju sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.⁵

 

¹ Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro, (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002), Cet ke-1, h. 2

² Ibid. h. 1

³ Lihat Modul Universitas Terbuka th. 1986

⁴ Ary H. Gunawan, Op. Cit., h. 2

⁵ Ibid

BAB II

PEMBAHASAN

A.      ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1.      Pengertian Administrasi dan Manajemen

Administrasi berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan “ministro” berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu.⁶ Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.⁷

Beberapa pengertian Administrasi menurut pendapat para ahli, yaitu:

a.         Newman, 1963: Administrasi adalah sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama.

b.         White, 1958: Administrasi adalah proses yang pada umunya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil.

c.         Simon, 1958: Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama.

d.        Sondang P. Siagian, MPA. PhD: Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

e.         Ars. The Liang Gie: Adminitrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.⁸

Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimasukkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

 

⁶ H. M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2008), Cet ke-5,  h. 1

⁷ Wikipedia Bahasa Indonesia. Ensiklopedia Bebas

⁸ Ibid. h. 7

Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan uraian dan definisi di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Administrasi Pendidikan adalah tindakan mengkoordinasi perilaku manusia dalam pendidikan, agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin, sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.⁹

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis Kuno “management” yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.¹⁰ Mary Parker Follet  mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Artinya bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Manajemen merupakan kemampuan dan keterampilan khusus yang dimiliki oleh seseorang untuk melakukan suatu kegiatan baik secara perorangan ataupun bersama orang lain atau melalui orang lain dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara produktif, efektif dan efisien.

Secara sederhana manajemen pendidikan merupakan proses manajemen dalam pelaksanaan tugas pendidikan dengan mendayagunakan segala sumber secara efisien untuk mencapai tujuan secara efektif. Dapat disimpulkan bahwa, manajemen pendidikan adalah suatu penataan bidang garapan pendidikan yang dilakukan melalui aktiviitas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pembinaan, pengkoordinasian, pengkomunikasian, pemotivasian, penganggaran, pengendalian, pengawasan, penilaian dan pelaporan secara sistematis untuk mencapai tujuan pendidikan secara berkualitas.

 

⁹ H. M Daryanto, Op. Cit., h. 12

¹⁰ Oxford English Dictionary

2.      Sejarah Perkembangan Administrasi dan Manajemen

Sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya. Sedangkan ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Pembangunan piramida Giza tidak akan terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan, dan menggerakkan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Berakhirnya perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh lahirnya “gerakan manajemen ilmiah” yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor dari Amerika Serikat dan Henry Fayol dari Perancis, pada akhir abad XIX. Di sini terdapat dua hal penting, yaitu:

a.       Berakhirnya status administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya administrasi dan manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin baru).

b.      Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam perkembangan administrasi dan manajemen dan digantikan dengan periode “zaman modern” yang dimulai sejak berakhirnya abad yang lalu dan terus berkembang sampai sekarang dalam abad XX ini.

3.      Prinsip – Prinsip Administrasi dan Manajemen

Prinsip – prinsip Manajemen pendidikan :

a.       Prinsip Manajemen Pendidikan yang berorientasi pada tujuan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang harus dicapai peserta didik dalam mempelajari pelajaran.

b.      Prinsip Manajemen pada efisiensi dan efektifitas dalam pengunaan dana, daya, dan waktu dalam mencapai tujuan pendidikan.

c.       Prinsip Manajemen pendidikan pada fleksibilitas program, dalam pelaksanaan, suatu program hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan penyediaan fasilitas yang menunjang.

d.      Prinsip kontinuitas, dengan menyiapkan peserta didikagar mampu melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

e.       Prinsip pendidikan seumur hidup, yang memandang bahwa pendidikan tidak hanya di sekolah, tetapi harus dilanjutkan dalam keluarga dan masyarakat. Jadi peserta didik perlu memiliki kemampuan belajar sebagai persiapan belajar di masyarakat.

f.       Prinsip relevansi, suatu pendidikn akan bermakna apabila kurikulum yang dipergunakan relevan ( terkait ) dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat.

4.      Fungsi Administrasi dan Manajemen

Fungsi administrasi pendidikan merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh sumberdaya guna tercapainya tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini berarti bahwa bidang-bidang yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari manajemen dalam bidang lain.

Ada 4 fungsi Manajemen, yaitu:

a)      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.

b)      Pengorganisasian (organising) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.

c)      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

d)     Pengendalian (controlling) merupakan kegiatan untuk memonitor berbagai aktivitas dan menjamin bahwa apa yang dikerjakan sudah sesuai dengan perencanaan yang dibuat.

5.      Tujuan Administrasi dan Manajemen

Tujuan manajemen pendidikan meliputi:

(1)      produktivitas, yaitu perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh (output) dengan jumlah sumber yang dipergunakan (input);

(2)      kualitas, yaitu menunjuk kepada suatu ukuran penilaian atau penghargaan yang diberikan atau dikenakan kepada barang (products) dan atau jasa (service) tertentu berdasarkan pertimbangan objektif atas bobot atau kinerjanya;

(3)      efektivitas, yaitu ukuran keberhasilan tujuan organisasi;

(4)      efisiensi, yaitu berkaitan dengan cara yaitu membuat sesuatu dengan betul. Suatu kegiatan dikatakan efisien bila tujuan dapat dicapai secara optimal dengan penggunaan atau pemakaian sumber daya yang minimal.

 

B.       ADMINISTRASI KEGURUAN

1.      Arti, Fungsi, dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

Tata Usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.⁹

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:

a.       Menghimpun: Yaitu kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

b.      Mencatat: Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

c.       Mengolah: Yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d.      Menggandakan: Yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

e.       Mengirim: Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

f.       Menyimpan: Yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3.      Membantu kelancaran  perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

 

⁹ Lihat Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi

 

Tata usaha juga mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Kemudian ruang lingkup tata usaha sekolah,  pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melalukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadidalam organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.

Surat terbagi atas beberapa jenis, yaitu:

a.       Surat Dinas

b.      Nota Dinas

c.       Memorandum (memo)

d.      Surat Pengantar

e.       Surat Edaran

f.       Surat Keputusan

g.      Surat Undangan

h.      Surat Instruksi

i.        Surat Tugas

j.        Surat Pengumuman

2.      Organisasi Pengelolaan Surat-Menyurat

Dalam organisasi pengelolan surat menyurat akan dikenal petugas penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.

3.      Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. Secara sederhana pedoman pengelolaan surat masuk dibagi kepada 5 golongan, yaitu:

a.       Surat penting, yaitu: semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

b.      Pengurusan surat penting, yaitu: semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. Ketiga kartu kendali itu kolom-kolomnya kemudian diisi. Lembar pertama ditinggal pada pengarah, lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diminta tanda tangan. Lembar ketiga ditinggal disatuan kerja pengolah, lembar kedua kembali ke pengarah untuk disimpan di penata arsip.

c.       Batas waktu penyelesaian surat, yaitu: sebagai kode etik persuratan dinas batas waktu surat dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari.

d.     Surat rahasia dan pribadi (tertutup), yaitu: surat rahasia beramplop dua dan surat pribadi pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai kepada si alamat.

e.      Surat biasa, yaitu: surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia, juga bukan surat pribadi.

4.      Pedoman Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh suatu instasi atau unit kerja yang ditujukan atau dikirim kepada instasi atau seseorang. Proses pengurusan surat keluar dapat digolongkan menjadi 5 tahap, yaitu:

a.       Pembuatan konsep, yaitu: semua surat keluar konsepnya dibuat oleh satuan kerja pengelola, konsepnya telah dibakukan dalam bentuk lembar konsep surat.

b.      Pengetikan surat, yaitu pimpinan tata usaha menugaskan kepada petugas urusan tata surat untuk mengetik.

c.       Penandatanganan surat, yaitu: ditandangani oleh pejabat atau pimpinan instasi.

d.      Pengiriman surat, yaitu: surat aslinya dikirim keluar oleh petugas ekspedisi.

e.       Penyimpanan arsip, yaitu: arsip surat diberikan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk menyimpan agar mudah ditemukan kembali.

5.      Pedoman Penataan Berkas Surat Dinas

Penataan berkas surat dinas dalam organisasi atau lembaga merupakan bagian akhir dari keseluruhan pengelolaan surat baik masuk maupun keluar. Penataan berkas surat ini mengarah ke penyimpanan dan merupakan kegiatan lanjutan setelah surat tersebut diselesaikan oleh satuan kerja pengarah. Cara-cara yang dituangkan dalam bentuk pedoman, yaitu:

a.       Sistem penataan berkas, yaitu: menyimpan berkas surat dinas, memelihara dan mengendalikan berkas surat dinas, memusnahkan surt dinas yang tidak diperlukan lagi dan penemuan kembali berkas surat dinas.

b.      Penyusunan dan penyimpanan, yaitu: mengklasifikasikan surat dengan menyusunnya dengan rapi kemudian menyimpannya sesuai dengan arsip yang telah ditentukan

c.       Pedoman penyusunan berkas surat, yaitu: tata cara penyusunan sebagai bagian kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu dimaksud untuk mencegah terjadinya kemacetan di dalam administrasi.

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan:

Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional terutama dalam bidang pendidikan.

Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga bagian dalam administrasi. Administrasi keguruan di dalamnya mencakup tata usaha yang mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto, H.M. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT Rineka Cipta

Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro. Jakarta: PT Rineka Cipta

Http:///.www.massofa.wordpress.com/2008/10/14/