Makalah Portofolio

BAB I

PENDAHULUAN

Pembelajaran adalah suatu proses yang dinamis, berkembang secara terus-menerus sesuai dengan pengalaman siswa atau peserta didik. Semakin banyak pengalaman yang dilakukan siswa atau peserta didik, maka akan semakin kaya, luas, dan sempurna pengetahuan mereka.

Pengetahuan itu akan bermakna manakala diperoleh dari pengalaman melalui proses asimilasi dan akomodasi. Pengalaman yang diperoleh siswa dari hasil pemberitahuan orang lain seperti hasil dari penuturan guru, hanya akan mampir sesaat untuk diingat dan setelah itu dilupakan. Oleh sebab itu dalam konteks KBK, membelajarkan siswa tidak cukup hanya dengan memberitahukan akan tetapi mendorong siswa untuk melakukan suatu proses melalui berbagai aktivitas yang dapat mendukung terhadap pencapaian kompetensi.

Setiap aktivitas termasuk berbagai karya yang dihasilkan siswa dari suatu proses pembelajaran, perlu dimonitor, diberi komentar, dikritik dan diberi catatan perbaikan oleh setiap guru secara terus-menerus itulah pengalaman belajar siswa akan terus disempurnakan hingga pada akhirnya akan menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih sempurna. Inilah hakikat pembelajaran melalui pengalaman. Teknik monitoring terhadap hasil kerja dan pengalaman siswa itulah yang kemudian dilaksanakan dalam penilaian portofolio. Oleh karena itu makalah ini akan menguraikan Pembelajaran Berbasis Portofolio.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Portofolio

Portofolio berasal dari bahasa Inggris “portfolio” yang artinya dokumen atau surat-surat. Dapat juga diartikan sebagai kumpulan kertas-kertas berharga dari suatu pekerjaan tertentu. Pengertian portofolio di sini adalah suatu kumpulan pekerjaan siswa dengan maksud tertentu dan terpadu yang diseleksi menurut panduan-panduan yang ditentukan. Panduan-panduan ini beragam tergantung pada mata pelajaran dan tujuan penilaian portofolio.¹

Portofolio dapat diartikan juga sebagai kumpulan karya siswa yang disusun secara sistematis dan terorganisir sebagai hasil dari usaha pembelajaran yang telah dilakukannya dalam kurun waktu tertentu.² Biasanya portofolio merupakan karya terpilih dari seorang siswa, tetapi dalam model pembelajaran ini setiap portofolio berisi karya terpilih dari satu kelas siswa secara keseluruhan yang bekerja secara kooperatif memilih, membahas, mencari data, mengolah, menganalisa dan mencari pemecahan terhadap suatu masalah yang dikaji.³

B.     Teori Belajar yang Mendasari Pembelajaran Berbasis Portofolio

Model Pembelajaran Berbasis Portofolio adalah teori belajar konstruktivisme, yang pada prinsipnya menggambarkan bahwa si pelajar membentuk atau membangun pengetahuannya melalui interaksinya dengan lingkungannya.⁴

Prinsip yang paling umum dan paling esensial yang dapat diturunkan dari konstruktivisme, bahwa dalam merancang suatu pembelajaran adalah anak-anak (siswa) memperoleh banyak pengetahuan di luar sekolah (kelas). Pemberian pengalaman belajar yang beragam memberikan kesempatan siswa untuk mengelaborasikannya.

 

¹ Arnie Fajar, Portofolio, (Bandung: PT Remaja Posdakarya, 2005), cet ke-4, h. 47

² Wina Sanjaya, Pembelajaran Dalam Implementasi Kurikulum Berbasis Kompetensi, (Jakarta: Kencana, 2008), cet ke-4, h. 195

³ Arnie Fajar, Op. Cit.

⁴  Kamii, dalam Poedjiadi, 1994.4. Ibid. h. 43

Pembelajaran konstruktivisme memperlihatkan bahwa pembelajaran merupakan proses aktif dalam membuat sebuah pengalaman menjadi masuk akal, dan proses ini sangat dipengaruhi oleh apa yang sudah diketahui orang sebelumnya. Oleh karena itu, dalam setiap kegiatan pembelajaran guru harus memperoleh, atau sampai pada, persamaan Pemahaman dengan peserta didik.⁵

Berdasarkan konstruktivisme sosial yang dikemukakan oleh Vygotsky pada dasarnya memandang bahwa dengan mengadakan diskusi atau mendengar pendapat orang lain seseorang membentuk pengetahuan atau mengubah pengetahuan yang sebelumnya telah dimilikinya. Konstruktivisme sosial inilah yang diterapkan dan dilakukan dalam Pembelajaran berbasis Portofolio.⁶

Pada hakikatnya dengan Pembelajaran Berbasis Portofolio, di samping memperoleh pengalaman fisik terhadap objek dalam pembelajaran, siswa juga memperoleh pengalaman atau terlibat secara mental. Pengalaman fisik dalam arti melibatkan siswa atau mempertemukan siswa dengan objek pembelajaran. Pengalaman mental dalam arti memperhatikan informasi awal yang telah ada pada diri siswa, dan memberikan kebebasan kepada siswa untuk menyusun (merekonstruksi) sendiri-sendiri informasi yang diperolehnya.

Dalam Pembelajaran Berbasis Portofolio memungkinkan bagi siswa untuk:

1.      Berlatih memadukan antara konsep yang diperoleh dari penjelasan guru atau dari bacaan dengan penerapannya sehari-hari.

2.      Siswa diberi kesempatan untuk mencari informasi di luar kelas. Baik informasi yang sifatnya bacaan, penglihatan,⁷ maupun orang/pakar/tokoh.

3.      Membuat alternatif untuk mengatasi topik yang dibahas.

4.      Membuat suatu keputusan sesuai kemampuannya yang berkaitan dengan konsep yang telah dipelajarinya.

5.      Membuat perumusan yang akan dilakukan untuk mengatasi masalah dan mencegah timbulnya masalah yang berkaitan dengan topik yang dibahas.

⁵ E. Mulyasa, Kurikulum Berbasis Kompetensi, Konsep Karakteristik dan Implementasi, (Bandung: PT. Remaja Rosda Karya, 2003), h. 239

⁶ Arnie Fajar, Op. Cit., h. 44

⁷ Penglihatan di sini maksudnya adalah objek langsung, TV, Radio dan Internet

Pembelajaran Berbasis Portofolio seperti memberi keragaman sumber belajar, dan memberikan keleluasaan kepada siswa untuk memilih sumber belajar yang sesuai kepada landasan masing-masing siswa. Dengan demikian baru akan diperoleh pembelajaran yang lebih efektif, dalam hal ini peran guru adalah sebagai fasilitator belajar.⁸

C.     Peranan Portofolio dalam Pembelajaran

1.      Portofolio Sebagai Model Pembelajaran.

Setiap portofolio harus memuat bahan-bahan yang menggambarkan usaha terbaik siswa dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya, serta mencakup pertimbangan terbaiknya tentang bahan-bahan mana yang paling penting untuk ditampilkan. Tampilan portofolio berupa tampilan visual dan audio yang disusun secara sistematis, melukiskan proses berpikir yang didukung oleh seluruh data yang relevan. Secara utuh melukiskan “integrated learning experinces” atau pengalaman belajar yang terpadu dan dialami oleh siswa dalam kelas sebagai suatu kesatuan.

Pada dasarnya portofolio sebagai model pembelajaran merupakan usaha yang dilakukan guru agar siswa memiliki kemampuan mengungkapkan dan mengekspresikan sebagai individu maupun kelompok.

Dalam hal ini ditetapkan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Mengidentifikasi masalah yang ada di masyarakat.

2.    Memilih suatu masalah untuk dikaji dikelas.

3.    Mengumpulkan informasi yang terkait dalam masalah yang dikaji.

4.    Membuat portofolio kelas.

5.    Menyajikan portofolio/dengar pendapat(show case)

6.    Melakukan refleksi dalam belajar.

 

⁸ (KBK, 2001:10), Arnie Fajar, Op. Cit., h. 45

Sumber belajar atau informasi dapat diperoleh dari:

1.    Manusia (pakar, tokoh agama, tokoh masyarakat dan lain-lain)

2.    Kantor penerbitan surat kabar, bahan tertulis

3.    Bahan terekam

4.    Bahan tersiar (TV, Radio)

5.    Alam sekitar

6.    Situs sejarah

Di situlah berbagai keterampilan  di kembangkan seperti membaca, mendengar pendapat orang lain, menyepakati, merumuskan, membagi tugas, merancang, menjelaskan, berargumentasi dan lain-lain.⁹

D.    Metode Yang Digunakan Dalam Portofolio

a.       Metode inkuiri

Inquiri pada dasarnya adalah cara menyadari apa yang dialami.¹⁰ Strategi inquiri memberi peluang kepada peserta didik untuk terlibat aktif dalam kegiatan pembelajaran. Ia lebih banyak ditantang untuk mencari, melakukan dan menetukan sendiri. Ia lebih produktif bukan reproduktif.

 Metode ini memiliki keunggulan terutama untuk mengembangkan kemampuan berpikir maupun pengetahuan, sikap dan nilai pada peserta didik dibanding dengan pendekatan klasikal atau tradisional. Bruner, menyebut model pembelajaran inkuiri dengan istilah discoveri learning. Menurutnya cara belajar yang terbaik adalah dengan memahami konsep, arti dan hubungan melalui proses intuitif kemudian dapat dihasilkan suatu kesimpulan.¹¹

 

⁹ Ibid., h. 47-48

¹⁰ E Mulyasa, Op. Cit., h. 235

¹¹ Arnie Fajar, Op. Cit., h. 49

Tugas guru dalam konteks ini adalah menciptakan lingkungan yang memungkinkan terjadinya kegiatan pembelajaran. Menurut A. Mury,¹² seorang guru akan mampu membelajarkan peserta didik dengan efektif, apabila:

1.      Mampu menciptakan kondisi yang benar, yang berarti; (1) bangun dan ciptakan suasana hubungan yang positif antara guru dan murid, (2) visualisasikan tujuan, (3) tentukan hasil sasaran, (4) anggaplah kesalahan sebagai umpan balik, (5) ciptakan lingkungan belajar menarik dan menyenangkan bagi anak-anak.

2.      Presentasi singkat dan benar, dengan mengajak peserta didik berpartisipasi secara aktif. Untuk itu perhatikan dan gunakan semua gaya belajar dan semua kecerdasan dan otak peserta didik.

3.      Berpikir kreatif, berpikir kritis konseptual, analitis, reflektis, memecahkan masalah secara kreatif.

4.      Ekspresikan

5.      Praktikkan

6.      Lakukan evaluasi secara berkelanjutan dan tentu saja dalam pendekatan ini perlu didukung dengan berbagai metode yang tepat.

Prosedur penggunaan metode ini dapat dilakukan guru secara sederhana yaitu dengan memberikan sejumlah pertanyaan atau pernyataan kepada siswa. Selanjutnya siswa menjawab dengan menggunakan berbagai sumber belajar. Dalam menjawab pertanyaan maupun pernyataan tersebut siswa perlu mengadakan suatu pencarian sebagai bahan bukti bahwa jawaban yang mereka berikan adalah benar. Bukti-bukti itulah yang akan dijadikan sebagai portofolio yang berisi kumpulan dokumen berupa data yang diperoleh siswa dari berbagai sumber belajar baik dari buku atau media cetak, elektronik, maupun bersumber dari manusia.

 

¹² A. Mury Yusuf, Strategi Pembelajaran dan Evaluasi Program (Perguruan Islam) Berbasis Budaya Minangkabau dan Barat,  disampaikan pada SEMILOKA Pesantren Bersejarah (Perguruan Islam) Minangkabau di Sumatera Barat, 17-19 Januari, 2001 di Bukit Tinggi, h. 3

b.      Metode E-Learning

E-Learning (electronic learning) yakni kegiatan pembelajaran melalui perangkat elektronik komputer yang tersambungkan ke internet, di mana peserta didik berupaya memperoleh bahan yang sesuai dengan kebutuhannya

Peserta didik dapat mencari dan menemukan informasi yang diperlukan dari sedemikian banyak sumber informasi dengan cara efektif dan efisien. Dengan strategi ini dimaksudkan untuk mengubah paradigma pendidikan dari perolehan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang konstan setelah selesai mengikuti pendidikan, menjadi paradigma pengetahuan dan keterampilan yang selalu dapat diperbaharui dalam waktu singkat. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kemajuan sains dan teknologi, membanjirnya informasi ilmiah dalam dunia pendidikan, masuknya budaya asing, dan informasi lainnya yang ada dan berkembang dalam kehidupan masyarakat.

Dalam hal ini yang dituntut bukan hanya konsep yang didapat di dalam kelas, tetapi diperlukan adanya pengembangan dari konsep yang didapat oleh siswa atau peserta didik melalui alat elektronik, yaitu internet. Dengan bahan-bahan yang diperoleh, siswa lebih banyak mendapatkan informasi yang berkaitan dengan konsep yang dipelajari, mengembangkannya dari berbagai sudut pandang dan akhirnya dapat membangun pengetahuannya lebih sempurna.

Penerapan metode ini antara lain dapat dilakukan dengan cara memberikan tugas kepada siswa untuk mencari informasi yang berkaitan dengan kompetensi dasar/topik yang sedang dipelajari/dibahas selanjutnya siswa mempresentasikan hasil pencarian tersebut di kelas. Kumpulan hasil pencarian informasi yang ditemukan siswa itulah portofolio.¹³

c.       Metode VCT

VCT (Value Clarivication Technique) merupakan teknik atau cara mengungkapkan nilai. Nilai yang dimaksud adalah nilai-nilai yang terdapat dalam suatu pokok bahasan, cerita, nyayian/lagu, peristiwa/kejadian, tempat, perbuatan atau perilaku dan sebagainya.

 

¹³ Arnie Fajar, Op. Cit., h. 49-50

Metode ini dapat diterapkan oleh guru dengan cara:

1.      Siswa diberi tugas untuk mencari sesuatu yang dapat dianalisa, seperti cerita, hasil reportasi/liputan, mengamati secara akurat/seksama atas suatu kejadian, kemudian menganalisa nilai-nilat tersebut dan hasil analisa dikumpulkan sehingga menjadi portofolio.

2.      Guru menyiapkan daftar baik-buruk, daftar tingkat urutan, daftar skala prioritas, daftar gejala kontinu (yang terus menerus), daftar penilaian diri sendiri, dan daftar membaca perkiraan orang lain terhadap diri kita. Siswa diminta untuk menjawab dalam kertas-kertas yang akhirnya dikumpulkan oleh guru sebagai portofolio siswa.¹⁴

E.     Jenis Portofolio Dalam Model Pembelajaran

Ada 2 jenis Portofolio dalam Model Pembelajaran, yaitu:

1.      Portofolio tayangan (tampilan)

Portofolio tayangan pada umumnya berbentuk segi empat sama sisi (bujur sangkar) berjajar dan dapat berdiri sendiri tanpa penyangga. Namun tidak menutup kemungkinan berbentuk lain, seperti segi tiga sama sisi, lingkaran, oval dan sebagainya sesuai daya kreativitas siswa, dengan syarat tetap komunikatif. Portofolio tanyangan berukuran kurang lebih 100 cm untuk bentuk bujur sangkar, dan bentuk lainnya menyesuaikan; terbuat dari kardus/papan/gabus/sterofom atau bahan lainnya. Perlu diperhatikan dalam pemilihan bahan hendaknya memperhitungkan kekuatan /keawetannya sehingga tidak mudah rusak.¹⁴

2.      Portofolio dokumentasi

Portofolio dokumentasi berisi bahan-bahan terpilih yang didapat siswa dari literature/buku, kliping dari koran/majalah, hasil wawancara dengan berbagai sumber, Radio/TV, foto, gambar, grafik, petikan dari sejumlah publikasi pemerintah/swasta, kebijakan

 

¹⁴ Ibid., h. 51

dari pemerintah, observasi lapangan dan lain-lain. Pada prinsipnya portofolio dokumentasi merupakan bukti bahwa telah dilaksanakan penelitian.

Kumpulan bahan-bahan tersebut dikemas dalam map ordner atau sejenisnya yang disusun secara sistematis mengikuti langkah-langkah/urutan portofolio dokumentasi, yaitu map ordenr 1 berisi penjelasan masalah, map ordner 2 berisi kebijakan-kebijakan alternatif untuk mengatasi masalah, map ordner 3 berisi satu kebijakan alternatif untuk mengatasi masalah, map ordenr 4 berisi rencana tindakan yang akan dilakukan oleh kelompok berdasarkan kesepakatan kelas.

Manfaat dari portofolio dokumentasi selain sebagai bukti telah melaksanakan penelitian, juga dimaksudkan untuk mendukung dan melengkapi portofolio tayangan, karena tidak semua bahan dapat dituangkan pada portofolio tayangan.

 

BAB III

KESIMPULAN

            Dari beberapa pembahasan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa Model Pembelajaran Berbasis Portofolio menuntut seorang siswa atau peserta didik untuk lebih mengembangkan ilmu pengetahuannya dengan berbagai macam proses dan berinteraksi dengan lingkungannya, tidak kaku dalam menerima semua perubahan atau kemajuan dalam bidang pendidikan.

Pembelajaran yang dilakukan oleh siswa atau peserta didik adalah pembelajaran yang bersifat dinamis, berkembang secara terus-menerus sesuai dengan pengalaman siswa atau peserta didik. Oleh karena itu, setiap aktivitas termasuk berbagai karya yang dihasilkan siswa atau peserta didik, perlu dimonitor, diberi komentar, dikritik dan diberikan catatan perbaikan, atau penilaian dalam bentuk portofolio, agar pada akhirnya akan menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan sempurna.

 

DAFTAR PUSTAKA

Ramayulis. 2005. Metodologi Pendidikan Agama Islam. Jakarta: Kalam Mulia

Hamalik, Oemar. 2010. Proses Belajar Mengajar. Jakarta: Bumi Aksara

Fajar, Arnie. 2005. Portofolio. Bandung: PT Remaja Posdakarya

Sanjaya, Wina. 2008. Pembelajaran Dalam Implementasi Kurikulum Berbasis Kompetensi. Jakarta: Kencana Prenada Media Group

Mulyasa, E. 2003. KBK, Konsep Karakteristik dan Implementasi. Bandung: Remaja Rosda Karya Offset.

makalah Administrasi dan Manajemen

PENDAHULUAN

Pengertian Administrasi Pendidikan mengandung arti luas yang bermakna “pengelolaan atau manajemen”, di mana di dalamnya terkandung administrasi dalam arti sempit yaitu pekerjaan tulis-menulis.¹

Administrasi Pendidikan adalah semua usaha untuk mendayagunakan secara tepat-guna dan berhasil-guna sumber-sumber material dan personel yang tersedia untuk mencapai tujuan pendidikan.² Administrasi Pendidikan juga diartikan sebagai upaya peningkatan efektivitas dan efisiensi unsur-unsur pendidikan demi tercapainya tujuan pendidikan³

Ada tiga fungsi pokok Administrasi Pendidikan, yaitu:

1.      Merencanakan kegiatan-kegiatan yang strategis

2.      Mengusahakan untuk pelaksanaannya secara sungguh-sungguh dengan cara yang terarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, disertai pembinaan demi peningkatan pendidikan

3.      Memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia secara efektif dan efisien dalam kegiatan belajar mengajar.⁴

Tujuan Administrasi Pendidikan memberikan sistematika kerja dalam mengola pendidikan, sehingga tugas-tugas operasional kependidikan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien menuju sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.⁵

 

¹ Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro, (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002), Cet ke-1, h. 2

² Ibid. h. 1

³ Lihat Modul Universitas Terbuka th. 1986

⁴ Ary H. Gunawan, Op. Cit., h. 2

⁵ Ibid

BAB II

PEMBAHASAN

A.      ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1.      Pengertian Administrasi dan Manajemen

Administrasi berasal dari kata Latin “ad” artinya “kepada” dan “ministro” berarti “melayani”. Secara bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan pelayanan atau pengabdian terhadap subjek tertentu.⁶ Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.⁷

Beberapa pengertian Administrasi menurut pendapat para ahli, yaitu:

a.         Newman, 1963: Administrasi adalah sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama.

b.         White, 1958: Administrasi adalah proses yang pada umunya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil.

c.         Simon, 1958: Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama.

d.        Sondang P. Siagian, MPA. PhD: Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

e.         Ars. The Liang Gie: Adminitrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.⁸

Administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimasukkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

 

⁶ H. M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2008), Cet ke-5,  h. 1

⁷ Wikipedia Bahasa Indonesia. Ensiklopedia Bebas

⁸ Ibid. h. 7

Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan uraian dan definisi di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa Administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Administrasi Pendidikan adalah tindakan mengkoordinasi perilaku manusia dalam pendidikan, agar sumber daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin, sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.⁹

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis Kuno “management” yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.¹⁰ Mary Parker Follet  mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Artinya bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Manajemen merupakan kemampuan dan keterampilan khusus yang dimiliki oleh seseorang untuk melakukan suatu kegiatan baik secara perorangan ataupun bersama orang lain atau melalui orang lain dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara produktif, efektif dan efisien.

Secara sederhana manajemen pendidikan merupakan proses manajemen dalam pelaksanaan tugas pendidikan dengan mendayagunakan segala sumber secara efisien untuk mencapai tujuan secara efektif. Dapat disimpulkan bahwa, manajemen pendidikan adalah suatu penataan bidang garapan pendidikan yang dilakukan melalui aktiviitas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pembinaan, pengkoordinasian, pengkomunikasian, pemotivasian, penganggaran, pengendalian, pengawasan, penilaian dan pelaporan secara sistematis untuk mencapai tujuan pendidikan secara berkualitas.

 

⁹ H. M Daryanto, Op. Cit., h. 12

¹⁰ Oxford English Dictionary

2.      Sejarah Perkembangan Administrasi dan Manajemen

Sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya. Sedangkan ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Pembangunan piramida Giza tidak akan terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan, dan menggerakkan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Berakhirnya perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh lahirnya “gerakan manajemen ilmiah” yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor dari Amerika Serikat dan Henry Fayol dari Perancis, pada akhir abad XIX. Di sini terdapat dua hal penting, yaitu:

a.       Berakhirnya status administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya administrasi dan manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin baru).

b.      Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam perkembangan administrasi dan manajemen dan digantikan dengan periode “zaman modern” yang dimulai sejak berakhirnya abad yang lalu dan terus berkembang sampai sekarang dalam abad XX ini.

3.      Prinsip – Prinsip Administrasi dan Manajemen

Prinsip – prinsip Manajemen pendidikan :

a.       Prinsip Manajemen Pendidikan yang berorientasi pada tujuan, dengan menetapkan tujuan-tujuan yang harus dicapai peserta didik dalam mempelajari pelajaran.

b.      Prinsip Manajemen pada efisiensi dan efektifitas dalam pengunaan dana, daya, dan waktu dalam mencapai tujuan pendidikan.

c.       Prinsip Manajemen pendidikan pada fleksibilitas program, dalam pelaksanaan, suatu program hendaknya mempertimbangkan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan penyediaan fasilitas yang menunjang.

d.      Prinsip kontinuitas, dengan menyiapkan peserta didikagar mampu melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

e.       Prinsip pendidikan seumur hidup, yang memandang bahwa pendidikan tidak hanya di sekolah, tetapi harus dilanjutkan dalam keluarga dan masyarakat. Jadi peserta didik perlu memiliki kemampuan belajar sebagai persiapan belajar di masyarakat.

f.       Prinsip relevansi, suatu pendidikn akan bermakna apabila kurikulum yang dipergunakan relevan ( terkait ) dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat.

4.      Fungsi Administrasi dan Manajemen

Fungsi administrasi pendidikan merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh sumberdaya guna tercapainya tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini berarti bahwa bidang-bidang yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari manajemen dalam bidang lain.

Ada 4 fungsi Manajemen, yaitu:

a)      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.

b)      Pengorganisasian (organising) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.

c)      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

d)     Pengendalian (controlling) merupakan kegiatan untuk memonitor berbagai aktivitas dan menjamin bahwa apa yang dikerjakan sudah sesuai dengan perencanaan yang dibuat.

5.      Tujuan Administrasi dan Manajemen

Tujuan manajemen pendidikan meliputi:

(1)      produktivitas, yaitu perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh (output) dengan jumlah sumber yang dipergunakan (input);

(2)      kualitas, yaitu menunjuk kepada suatu ukuran penilaian atau penghargaan yang diberikan atau dikenakan kepada barang (products) dan atau jasa (service) tertentu berdasarkan pertimbangan objektif atas bobot atau kinerjanya;

(3)      efektivitas, yaitu ukuran keberhasilan tujuan organisasi;

(4)      efisiensi, yaitu berkaitan dengan cara yaitu membuat sesuatu dengan betul. Suatu kegiatan dikatakan efisien bila tujuan dapat dicapai secara optimal dengan penggunaan atau pemakaian sumber daya yang minimal.

 

B.       ADMINISTRASI KEGURUAN

1.      Arti, Fungsi, dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

Tata Usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.⁹

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:

a.       Menghimpun: Yaitu kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

b.      Mencatat: Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

c.       Mengolah: Yaitu bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d.      Menggandakan: Yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

e.       Mengirim: Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

f.       Menyimpan: Yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3.      Membantu kelancaran  perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

 

⁹ Lihat Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi

 

Tata usaha juga mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Kemudian ruang lingkup tata usaha sekolah,  pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melalukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadidalam organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Surat memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata tidak hanya befungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.

Surat terbagi atas beberapa jenis, yaitu:

a.       Surat Dinas

b.      Nota Dinas

c.       Memorandum (memo)

d.      Surat Pengantar

e.       Surat Edaran

f.       Surat Keputusan

g.      Surat Undangan

h.      Surat Instruksi

i.        Surat Tugas

j.        Surat Pengumuman

2.      Organisasi Pengelolaan Surat-Menyurat

Dalam organisasi pengelolan surat menyurat akan dikenal petugas penghimpun (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.

3.      Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. Secara sederhana pedoman pengelolaan surat masuk dibagi kepada 5 golongan, yaitu:

a.       Surat penting, yaitu: semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung atau pun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

b.      Pengurusan surat penting, yaitu: semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. Ketiga kartu kendali itu kolom-kolomnya kemudian diisi. Lembar pertama ditinggal pada pengarah, lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk diminta tanda tangan. Lembar ketiga ditinggal disatuan kerja pengolah, lembar kedua kembali ke pengarah untuk disimpan di penata arsip.

c.       Batas waktu penyelesaian surat, yaitu: sebagai kode etik persuratan dinas batas waktu surat dapat diselesaikan dalam waktu 3 hari.

d.     Surat rahasia dan pribadi (tertutup), yaitu: surat rahasia beramplop dua dan surat pribadi pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai kepada si alamat.

e.      Surat biasa, yaitu: surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia, juga bukan surat pribadi.

4.      Pedoman Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh suatu instasi atau unit kerja yang ditujukan atau dikirim kepada instasi atau seseorang. Proses pengurusan surat keluar dapat digolongkan menjadi 5 tahap, yaitu:

a.       Pembuatan konsep, yaitu: semua surat keluar konsepnya dibuat oleh satuan kerja pengelola, konsepnya telah dibakukan dalam bentuk lembar konsep surat.

b.      Pengetikan surat, yaitu pimpinan tata usaha menugaskan kepada petugas urusan tata surat untuk mengetik.

c.       Penandatanganan surat, yaitu: ditandangani oleh pejabat atau pimpinan instasi.

d.      Pengiriman surat, yaitu: surat aslinya dikirim keluar oleh petugas ekspedisi.

e.       Penyimpanan arsip, yaitu: arsip surat diberikan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk menyimpan agar mudah ditemukan kembali.

5.      Pedoman Penataan Berkas Surat Dinas

Penataan berkas surat dinas dalam organisasi atau lembaga merupakan bagian akhir dari keseluruhan pengelolaan surat baik masuk maupun keluar. Penataan berkas surat ini mengarah ke penyimpanan dan merupakan kegiatan lanjutan setelah surat tersebut diselesaikan oleh satuan kerja pengarah. Cara-cara yang dituangkan dalam bentuk pedoman, yaitu:

a.       Sistem penataan berkas, yaitu: menyimpan berkas surat dinas, memelihara dan mengendalikan berkas surat dinas, memusnahkan surt dinas yang tidak diperlukan lagi dan penemuan kembali berkas surat dinas.

b.      Penyusunan dan penyimpanan, yaitu: mengklasifikasikan surat dengan menyusunnya dengan rapi kemudian menyimpannya sesuai dengan arsip yang telah ditentukan

c.       Pedoman penyusunan berkas surat, yaitu: tata cara penyusunan sebagai bagian kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu dimaksud untuk mencegah terjadinya kemacetan di dalam administrasi.

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan:

Pengembangan di bidang administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional terutama dalam bidang pendidikan.

Administrasi adalah bagian dari manajemen dan sebaliknya manajemen juga bagian dalam administrasi. Administrasi keguruan di dalamnya mencakup tata usaha yang mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

DAFTAR PUSTAKA

Daryanto, H.M. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT Rineka Cipta

Gunawan, Ary H. 2002. Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro. Jakarta: PT Rineka Cipta

Http:///.www.massofa.wordpress.com/2008/10/14/